Process mining vs. verborgen taken opsporen

Het korte antwoord

Process mining reconstrueert hoe een proces werkelijk loopt uit de eventlogs die je systemen al vastleggen: welke stappen, in welke volgorde, hoe lang, en waar het afwijkt. Verborgen taken opsporen kijkt naar het werk rond en tussen die systemen: overdrachten waar werk blijft liggen, stappen waarvan iedereen aanneemt dat een ander ze doet, kennis die in één hoofd zit, en besluiten die op één persoon wachten. Het een is geen betere versie van het ander.

Naast elkaar

	Process mining	Verborgen taken opsporen (HiddenTask / GLO25)
Startvraag	Hoe loopt dit proces echt, en waar wijkt het af van de bedoelde route?	Werken we aan het juiste probleem, en waar loopt het werk vast tussen mensen en besluiten?
Bewijs	Eventlogs: per stap een case-ID, een activiteit en een tijdstempel, meestal uit ERP-, CRM- of workflowsystemen.	Wat mensen beschrijven en wat documenten laten zien: gesprekken, een uitgeschreven workflow, je eigen antwoorden in de scan.
Typische uitkomst	De werkelijke proceskaart, varianten, afwijkingen, doorlooptijden, herstelrondes en knelpuntstappen.	Waar frictie zit per gebied, de verborgen taken erachter, de besluitknelpunten, en wat je eerst aanpakt.
Ziet goed	Alles wat een systeem vastlegt, op schaal en door de tijd, zonder op iemands geheugen te leunen.	Werk buiten systemen: e-mail, spreadsheets, telefoontjes, informele akkoorden, kennis van één persoon.
Wordt blind	Werk dat geen event in een systeem achterlaat, en processen waar logs ontbreken, onvolledig of fout zijn.	Exacte volumes en tijden over duizenden cases; het leunt op mensen die hun werk goed beschrijven.
Benodigde data	Een schone, gekoppelde eventlog. Vaak het meeste werk van een project.	Niets om te beginnen. Een beschrijving van hoe het werk nu loopt.

Waar process mining goed in is

Process mining is een volwassen vakgebied met drie klassieke toepassingen:

Discovery: een model bouwen van hoe het proces werkelijk loopt, rechtstreeks uit de logs.
Conformance checking: dat echte proces vergelijken met het bedoelde en laten zien waar cases afwijken.
Performance-analyse: tijd aan het model toevoegen om wachttijd, herstelrondes en de traagste stappen te tonen.

Als een proces bijna volledig binnen systemen loopt die elke stap loggen, geeft dit een objectief beeld waar gesprekken niet tegenop kunnen.

Waar process mining blind wordt

Process mining ziet alleen wat een systeem vastlegt. In veel bedrijven, en zeker in het mkb, wordt een belangrijk deel van het werk nooit een event:

een offerte die wacht tot de eigenaar ernaar heeft gekeken;
een controle waarvan iedereen aanneemt dat finance hem doet, en niemand doet hem;
een uitzondering voor een klant, telefonisch geregeld en bijgehouden in iemands eigen spreadsheet;
een weekrapport dat nog steeds gemaakt wordt, maar niet meer gelezen.

De log kan laten zien dat een stap traag is. Niet waarom: wie op wie wacht, welk besluit geen eigenaar heeft, of welke stap maar één persoon kan uitvoeren.

Wat verborgen taken opsporen toevoegt

HiddenTask zoekt naar vier patronen die in bijna elk bedrijf voorkomen, plus de besluitlaag erboven:

Haperende overdrachten: werk wacht dagen op een akkoord of een persoon.
Aangenomen processen: iedereen denkt dat iemand een stap bezit; niemand doet het.
Onbeschreven werkstromen: kennis zit in één hoofd.
Verouderde processen: er gaat moeite in output die niemand gebruikt.
Besluitknelpunten: besluiten wachten op één persoon, hebben geen eigenaar of komen steeds terug.

Het begint ook een stap eerder: door te toetsen of het genoemde probleem de echte beperking is, voordat iemand er maanden aan analyseert.

Beide inzetten

Schone eventlogs, heldere vraag

Begin met process mining. Het geeft je het harde beeld van een proces dat binnen je systemen loopt.

Werk tussen mensen, e-mail en spreadsheets

Begin met verborgen taken opsporen. Er valt weinig te minen, en de frictie zit in de overdrachten.

Gebruikt al process mining

Voeg je bevindingen toe als je een workflow beschrijft voor een Workflow Check, zodat de review zich richt op wat de logs niet laten zien.

Veelgestelde vragen

Is HiddenTask of GLO25 een process-mining-tool?

Nee. GLO25 analyseert geen eventlogs uit je systemen. HiddenTask kijkt naar het werk rond en tussen systemen: overdrachten, aangenomen stappen, kennis in één hoofd en besluiten die wachten. Het vult process mining aan, het vervangt het niet.

Heb ik eventlogs of een ERP-export nodig om te beginnen?

Nee. De Frictie Scan draait op je eigen antwoorden, en de Workflow Check begint bij een proces dat je in gewone tekst beschrijft. Dat is juist nuttig waar schone eventlogs niet bestaan.

We gebruiken al een process-mining-tool. Is dit dan nog nuttig?

Dat kan. Process mining vertelt je waar een proces afwijkt of vertraagt. Die bevindingen kun je meegeven als je een workflow beschrijft voor een Workflow Check, zodat de review zich richt op wat buiten het systeem zit: wie beslist, wie wacht, en wat wordt aangenomen.

Waar begin ik mee?

Loopt het proces bijna volledig binnen één systeem dat elke stap logt, en gaat je vraag over dat proces? Dan is process mining een sterke eerste stap. Loopt het werk via mensen, e-mail en spreadsheets, of weet je niet zeker of je de juiste vraag stelt? Begin dan met de Frictie Scan.

Zie waar je werk vastloopt

Vijf minuten, gratis, alleen op basis van je eigen antwoorden. Geen eventlogs nodig.

Start de Frictie Scan Stuur één workflow in

HiddenTask is onderdeel van GLO25 Project Services. GLO25 biedt geen process-mining-software of eventloganalyse. Werk van GLO25 is diagnostisch en adviserend, geen formele waardering, accountantsoordeel, of juridisch, fiscaal, beleggings- of financieringsadvies.